Memorandum

Ochrana osobních údajů (GDPR)
EuroPair, s.r.o.
IČO: 26489881

COOLAGENT, s.r.o.
IČO: 22396471

Společnost EuroPair, s.r.o. a COOLAGENT, s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, především s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. Tento dokument Vás informuje o způsobu, jakým nakládáme s Vašimi osobními údaji, o Vašich právech a o způsobu jejich uplatnění.
S ohledem na informační povinnost správce osobních údajů vyplývající z čl. 12 a 13 GDPR Vám poskytujeme následující informace o zpracování osobních údajů v naší společnosti:

Zákonnost zpracování
Zpracovávání osobních údajů provádíme vždy zákonným a transparentním způsobem. Dbáme na to, aby veškeré činnosti zpracování odpovídaly právním předpisům.

Dodržujeme následující zásady:
•Zákonnost, korektnost a transparentnost – Vaše údaje zpracováváme pouze na základě právního důvodu, otevřeně a srozumitelně.
•Účelové omezení – Osobní údaje zpracováváme pouze pro jasně vymezené a legitimní účely.
•Minimalizace údajů – Zpracováváme pouze údaje, které jsou nezbytně nutné.
•Přesnost – Dbáme na aktuálnost údajů a opravujeme nepřesnosti.
•Omezení uložení – Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů.
•Integrita a důvěrnost – Používáme moderní technické a organizační opatření k ochraně údajů.

Účely a právní základy zpracování osobních údajů zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:
1.Vyřizování poptávek a jednání o uzavření smlouvy – právním základem je nezbytnost pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
2.Plnění smluvních závazků – například zajištění pobytů v zahraničí (právním základem zpracování je nezbytnost pro plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)..
3.Plnění právních povinností – vedení účetnictví, vystavování faktur a daňových dokladů (právním základem je plnění právní povinnosti – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
4.Oprávněné zájmy společnosti – jako je zlepšování našich služeb, ochrana práv společnosti nebo zasílání obchodních sdělení (právním základem je oprávněný zájem správců – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
5.Marketingové účely – na základě vašeho souhlasu Vás můžeme informovat o našich produktech a službách (právním základem zpracování je Váš souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

Pokud budeme potřebovat zpracovávat osobní údaje k jiným účelům, budeme Vás o této skutečnosti vždy předem informovat.

Společní správci osobních údajů
V souvislosti s přijímáním a vyřizováním poptávek, základní komunikací se zájemci a jejich zařazením do odpovídajících programů vystupují společnosti EuroPair, s.r.o. a COOLAGENT, s.r.o. jako společní správci osobních údajů ve smyslu čl. 26 GDPR.
V této fázi obě společnosti společně určují účely a prostředky zpracování osobních údajů, zejména prostřednictvím společných komunikačních kanálů (např. webové formuláře, e-mailová komunikace) a sdílených databází kontaktů.
Společní správci mají nastaveno rozdělení odpovědnosti za plnění povinností podle GDPR, zejména pokud jde o poskytování informací subjektům údajů, uplatňování jejich práv, zajištění bezpečnosti osobních údajů a komunikaci s dozorovým úřadem.
Subjekty údajů mohou svá práva podle GDPR uplatnit u kteréhokoli ze společných správců.

Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje mohou být předávány třetím stranám pouze v nezbytných případech, kdy je to nutné pro splnění smluvních nebo zákonných povinností. Tyto třetí strany zpracovávají údaje výhradně na základě smlouvy s námi, která zajišťuje ochranu vašich osobních údajů v souladu s GDPR.
Příjemci osobních údajů jsou povinni zachovávat důvěrnost a používat údaje pouze k účelům, ke kterým byly poskytnuty. Osobní údaje nepředáváme třetím stranám pro marketingové účely bez vašeho výslovného souhlasu.

Práva subjektů údajů
Jako subjekt údajů máte následující práva:
•Právo na přístup – Můžete požádat o potvrzení, zda a jaké údaje o Vás zpracováváme.
•Právo na opravu – Pokud zjistíte, že údaje nejsou přesné, můžete požádat o jejich opravu.
•Právo na výmaz – Máte právo požádat o odstranění údajů, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovány.
•Právo na omezení zpracování – V některých případech můžete požádat o omezení zpracování vašich údajů.
•Právo na přenositelnost údajů – Máte právo obdržet své údaje v běžném formátu a požádat o jejich předání jinému správci.
•Právo vznést námitku – Můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování vašich údajů pro přímý marketing nebo z oprávněného zájmu.
•Právo odvolat souhlas – Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat.
•Právo podat stížnost – V případě podezření na porušení práv se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Odvolání souhlasu
Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat, a to písemně na adresu sídla některého ze společných správců nebo prostřednictvím e-mailu.

Doba uchovávání osobních údajů
Vaše osobní údaje uchováváme po dobu:
•Trvání smluvního vztahu.
•Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (např. účetní a daňové povinnosti).
•Po dobu platnosti souhlasu se zpracováním nebo do jeho odvolání, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Zabezpečení osobních údajů
Používáme vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. To zahrnuje:
•Zabezpečení datových uložišť.
•Přístupová hesla a šifrování.
•Interní pravidla pro nakládání s údaji našimi zaměstnanci.

Kontakt
Pokud máte jakékoliv otázky nebo chcete uplatnit svá práva, neváhejte nás kontaktovat písemně na adresu sídla některého ze společných správců nebo na e-mailové adrese: napis@coolagent.cz

Děkujeme za přečtení a přejeme pěkný den